O mundo de forma geral está mais rápido e dinâmico, o fluxo de informações, de ampla gama de alternativas, de possibilidades, descortina-se aos nossos olhos a cada minuto que passa. O mundo corporativo é apenas um reflexo dessa característica.
A necessidade de profissionais preparados para interagirem e tomarem decisões nesse cenário tem se intensificado em todas as organizações. Assim, o profissional multitarefa é disputado e tem se tornado uma tendência nas organizações.
Porém, muitos confundem o termo “multitarefa”. Muitos acham que esse é o profissional que consegue fazer muitas tarefas ao mesmo tempo. Aquele que consegue ficar com muitas janelas minimizadas em sua tela, que fala ao telefone, agenda uma reunião, analisa planilhas e responde a um e-mail. Errado. É possível que existam profissionais que conseguem executar várias tarefas simultaneamente e com excelência, mas não é essa regra. Normalmente a chance dessa pessoa se perder, ou não conseguir executar alguma dessas tarefas com qualidade é alta e isso gerará um desconforto.
Para o psicólogo Daniel Goleman e outros estudiosos, esse tipo de profissional está fadado a produzir com menos qualidade. Ao não focar em uma tarefa de cada vez, o profissional acaba por dividir a capacidade mental e de concentração. Agindo dessa forma, ele perde minutos preciosos para se concentrar entre uma tarefa e outra, não atingindo o seu potencial pleno, nem rendendo o esperado.
Para combater a má utilização do tempo e do potencial de cada um existem alguns métodos que têm sido aplicados com sucesso. Um deles é composto de algumas regras que se bem aplicadas podem combater a falta de foco e podem potencializar a capacidade de produção de cada um. Vamos listar e falar um pouco delas abaixo:
Conheça seu perfil
Você pode ser uma das pessoas que conseguem executar várias tarefas ao mesmo tempo. Por isso é importante a auto avaliação, para que você conheça seu potencial e possa fazer mudanças, se necessário.
Planejar a rotina diária
planejar é pré-determinar e dividir o tempo que será gasto em cada tarefa. Se existem tarefas que devem ser cumpridas todos os dias, ou algumas vezes por dia, elas devem ser reunidas e uma parte do dia deve ser dividida para atende-as. Exemplo: a leitura dos e-mails na caixa de entrada sempre será feita na parte da manhã, após o retorno do intervalo de almoço e alguns minutos antes de se encerrar o expediente.
Desenvolver um método simples para cumprir um processo completo
É entender o que cada processo desenvolvido necessita para ser completado com exatidão e também o tempo que é gasto para se completar esse processo. Exemplo: a análise de determinada planilha precisa ser acompanhada dos relatórios por escrito do responsável pelo seu desenvolvimento. O tempo gasto assim é x, porque você terá as anotações de quem criou a planilha.
Uma tarefa por vez
Após se ter um método e um planejamento, é preciso segui-lo. Você pode fazer várias tarefas diferentes durante o seu dia, desde que você faça uma de cada vez. Se você agendou tempo para a análise de um determinado assunto, ou para uma reunião, cumpra com o que foi agendado, concentrando-se naquele período que você guardou para essa tarefa. Exemplo: Você está analisando a planilha x e recebeu uma nova mensagem em sua caixa de entrada. A menos que você esteja esperando algo muito urgente, deixe a mensagem lá e termine o que você está fazendo.
Executando essas quatro dicas, você já notará a diferença em sua rotina. Outra vantagem é que essas dicas podem ser aplicadas não só à vida profissional, mas no nível pessoal também.
